タイムカードの進化形|給与計算でトラブルを起こさないためにやるべきこと
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給与計算でトラブルを起こさないためにやるべきこと

タイムカードの進化形

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タイムカードはもう古い

給与計算の基準となる勤怠データを記録するために、従来は大半の職場でタイムカードが使われてきました。出勤時刻や退勤時刻を物理的に打刻するタイムカードは長く勤怠管理の主役を務めてきましたが、いろいろな問題点も指摘されます。最も大きな問題点は集計に時間と手間がかかる点で、物理的に打刻された紙の勤怠データを給与計算ソフトに手入力するのは大変な作業です。給与計算にコンピュータが使われるようになってからも、勤怠データの方はまだ紙に記録していたという点に問題がありました。この問題点を解決する方法として考え出されたのが、コンピュータ上に勤怠データを入力する勤怠管理システムです。コンピュータに勤怠データが記録されれば、時刻データをそのまま給与計算システムに使えるため入力の手間が省けます。事務負担の大幅な軽減を実現させる勤怠管理システムを導入するには、従来は専用のサーバーを必要としていました。近年増加しているクラウド型勤怠管理システムの場合は、サーバー不要で早期にサービスを開始できます。勤怠データはインターネット回線を通じて強固なセキュリティを誇るデータセンターに保管され、安い月額料金で利用可能です。

ICカードや指紋認証も可

タイムカードで問題となっていた不正打刻に関しても、勤怠システムであれば確実な本人確認が可能なため根絶できます。コンピュータの認証技術は近年著しく向上しており、指紋認証や静脈認証・ICカード認証などが実用化されています。勤怠システムでもこうした最新の認証技術を利用することによって、本人以外の打刻が不可能となったのです。クラウド型の勤怠システムでは、指紋認証やICカード認証による打刻データがリアルタイムでクラウド上に記録されます。配達員など外出の多い社員の場合、従来であれば社に戻ってからタイムカードに打刻しなければなりませんでした。クラウド型の勤怠管理システムを導入することにより、外出先でもインターネットブラウザを介して携帯電話やスマートフォンから打刻できるのです。クラウド上に記録された勤怠データは、同じくインターネット回線を通じて多彩な付加機能を使った加工が可能です。給与計算ソフトへのエキスポートはもちろん、CSVやPDFといった一般的はファイル形式に変換することで利用の幅が大きく広がります。クラウド上に仮想的なタイムカードを想定することで、物理的には不可能だった機能が実現できるのです。